Hoe werkt een mobiliteitsbudget?

Wat is een mobiliteitsbudget?

Een mobiliteitsbudget is een flexibel bedrag dat medewerkers kunnen gebruiken voor zakelijke mobiliteit. Denk aan een (elektrische) auto, het openbaar vervoer, een fiets, deelmobiliteit of een (gedeeltelijke) uitbetaling van het resterende budget in geld. Zo bied je meer keuzevrijheid dan bij een vaste leaseauto.

Het budget wordt meestal per maand of per jaar vastgesteld en is gekoppeld aan het reisbeleid van jouw organisatie.

Bepaal je doel en structuur
De invulling van het budget hangt af van je doelen als werkgever:

• Duurzaamheid stimuleren? Maak het gebruik van fiets of openbaar vervoer aantrekkelijker dan autorijden.
• Vrijheid geven aan medewerkers? Kies voor een vast bedrag per medewerker, met vrije besteding binnen heldere kaders.
• Rekening houden met afstand? Stem het budget af op woon-werkafstand of functieniveau.
  
  

Sommige werkgevers kiezen voor een mobiliteitskaart of app waarmee medewerkers hun reizen eenvoudig binnen het budget kunnen plannen.

Bepaal de hoogte van het budget

Een veelgebruikte aanpak is om uit te gaan van de kosten van een huidige leaseauto of de bestaande reiskostenvergoeding.

Je kunt werken met een vast bedrag voor iedereen, of een variabel budget afhankelijk van functie, afstand of reisbehoefte. Een benchmark met andere werkgevers helpt bij het bepalen van een concurrerend en realistisch bedrag.

Keuzevrijheid binnen het budget
Medewerkers kunnen hun budget zelf inzetten op een manier die bij hen past. Meestal kiezen ze uit:

• Autokosten (bijvoorbeeld een elektrische leaseauto of eigen vervoer)
• Duurzame mobiliteit (zoals fiets, OV, deelvervoer)
• (Gedeeltelijke) uitbetaling van wat er overblijft

Sommige werkgevers structureren het aanbod in drie categorieën of pijlers, maar dit is geen vereiste. Het belangrijkste is dat medewerkers duidelijke keuzes kunnen maken binnen het beleid.

Let op de fiscale en sociale regels
De fiscale behandeling van een mobiliteitsbudget verschilt per bestedingsvorm:

• Duurzame opties zoals OV (de werkelijke kosten ervan) zijn meestal vrijgesteld van loonbelasting.
• Uitbetaling in geld telt als brutoloon – hierop zijn belasting en sociale premies van toepassing. Het nettobedrag verschilt dus per medewerker.

Laat je goed adviseren: fiscale regels zijn complex en veranderen regelmatig. Externe begeleiding helpt om de regeling goed in te richten.

Wees bewust van risico’s
Een mobiliteitsbudget biedt veel vrijheid, maar vraagt ook om duidelijke spelregels. Zonder goede afspraken kunnen medewerkers bijvoorbeeld vaker gaan reizen dan nodig is, simpelweg omdat het binnen hun budget past. Dat klinkt efficiënt, maar kan juist ten koste gaan van duurzaamheid. Aan de andere kant kan een te laag budget ervoor zorgen dat medewerkers juist minder zakelijk reizen of zelfs vaker verzuimen. De sleutel ligt in de juiste balans: zorg voor duidelijke afspraken én voldoende flexibiliteit om in te spelen op individuele behoeften.

Praktische tips

• Maak duidelijke keuzes over vrijstellingen, bijtellingen en toeslagen.
• Leg helder uit hoe het werkt, inclusief de fiscale gevolgen.
• Hou grip op kosten en effectiviteit: evalueer regelmatig en stuur bij waar nodig.